Впровадження процесного підходу до управління в ВАТ ЕК “Хмельницькобленерго” розпочалося ще у 2007 році. Але ця діяльність є постійною та неперервною, оскільки з'являються нові послуги, що потребують опису та регламентації, змінюються шляхи проходження процесів, що призводить до потреби пошуку оптимальних рішень по управлінню та технології робіт, виявляються проблеми взаємозв'язків як при проходженні процесу так і на їх стиках.
А що ж таке процесний підхід до управління?
Під процесним підходом розуміють застосування у межах організації системи процесів разом з їх визначенням та взаємодіями, а також управління ними.
Основні засади процесного менеджменту - це чітке визначення відповідальності, повноважень, ресурсів, інформаційних і управлінських зв'язків.
При використанні процесного підходу до управління організацію розглядають, як низку процесів від маркетингу, планування до продажу і т.д. Спрощену систему процесів ВАТ ЕК “Хмельницькобленерго” представлено на рисунку 1.
А що ж таке процесний підхід до управління?
Під процесним підходом розуміють застосування у межах організації системи процесів разом з їх визначенням та взаємодіями, а також управління ними.
Основні засади процесного менеджменту - це чітке визначення відповідальності, повноважень, ресурсів, інформаційних і управлінських зв'язків.
При використанні процесного підходу до управління організацію розглядають, як низку процесів від маркетингу, планування до продажу і т.д. Спрощену систему процесів ВАТ ЕК “Хмельницькобленерго” представлено на рисунку 1.
Рис. 1 - Система процесів ВАТ ЕК “Хмельницькобленерго”
Метою впровадження даного підходу є забезпечення в компанії прозорості управління (тобто реалізація так званого цикла Демінга: Плануй - Організовуй, Виконуй - Контролюй, Аналізуй - Впливай (PDCA)); забезпечення неперервного контролю над зв'язками процесів, у межах системи процесів, а також над їхніми сполученнями та взаємодією, окрім того забезпечення чіткої відповідальності за проходження процесів та за кінцевий результат діяльності. Персонал Компанії чітко розуміє своє місце в системі процесів та свій вплив на кінцевий результат.
Існує досить багато визначень бізнес-процесів, серед них такі:
1. Сукупність різних видів діяльності, у рамках якої “на вході” використовуються один або більше видів ресурсів, і в результаті цієї діяльності на “виході” створюється продукт, що представляє цінність для споживача
2. Сукупність взаємозалежних ресурсів і діяльності, що перетворить вхідні елементи у вихідні
3. Будь-яка діяльність або дія, що одержує вхідні елементи й перетворює їх у вихідні елементи може бути розглянута як процес.
На основі вище сказаних визначень можна дати коротке та більш зрозуміле визначення поняття “бізнес-процес”: представлення бізнес-процесу визначається як послідовність дій для досягнення результату. Операція (функція) - тільки один крок у процесі.
В ВАТ ЕК “Хмельницькобленерго” процес сприймається як об'єкт для управління, отже, бізнес-процес складається з двох складових: процесу управління власника та технологічного процесу. Технологічний процес в свою чергу розбивається на етапи – функціональні дії. Процес управління власника, як вже згадувалось, реалізовується згідно циклу Демінга - функцій PDCA, тобто першим етапом є планування діяльності на основі показників/цілей. Наступним є організація робіт згідно запланованих показників та цілей, забезпечення необхідними ресурсами. Функція контролю та аналізу відбувається з використанням контрольних точок, як при проходженні процесу, так і, контролю якості та відповідності результату діяльності. Заключним етапом є розповсюдження управлінських дій на процес в цілому чи на окремі його ділянки, що дає змогу провести корекцію та оптимізацію процесу, там де це потрібно.
Бізнес-процеси (рисунок 1) підлягають декомпозиції до рівня технологічних процесів, що забезпечує проведення детального аналізу по різним напрямкам, а саме:
- затребуваність результатів функціонування процесу (не завжди створені форми звітності та документи, матеріальні цінності або послуги необхідні споживачу, як внутрішньому так і зовнішньому);
- наявність власника процесу, що несе відповідальність за кінцевий результат функціонування процесу (особа, що виконує цикл PDCA до даного процесу, має в управлінні необхідні ресурси, права та повноваження)
- побудова матриці відповідальності за технологічний процес, що дає змогу проаналізувати розподіл відповідальності за ділянки роботи (не може бути декілька відповідальних осіб за одну ділянку роботи);
- досягнення запланованих показників/цілей при виконанні процесу;
- визначення часу виконання технологічних процесів та рівня завантаженості персоналу в цілому; пошук ділянок простоїв.
Для проведення даного аналізу будуються моделі процесів управління (ПУ) та технологічних процесів (ТП) “як є”. В подальшому, після проведеного аналізу надаються ПУ та ТП “як має бути” - рекомендовані моделі процесів. В обов'язковому порядку рекомендації розглядаються із власником процесу та узгоджуються із зацікавленими сторонами.
Для побудови моделі процесу використовується правило чотирьох сторін (рисунок 2), тобто визначається:
Існує досить багато визначень бізнес-процесів, серед них такі:
1. Сукупність різних видів діяльності, у рамках якої “на вході” використовуються один або більше видів ресурсів, і в результаті цієї діяльності на “виході” створюється продукт, що представляє цінність для споживача
2. Сукупність взаємозалежних ресурсів і діяльності, що перетворить вхідні елементи у вихідні
3. Будь-яка діяльність або дія, що одержує вхідні елементи й перетворює їх у вихідні елементи може бути розглянута як процес.
На основі вище сказаних визначень можна дати коротке та більш зрозуміле визначення поняття “бізнес-процес”: представлення бізнес-процесу визначається як послідовність дій для досягнення результату. Операція (функція) - тільки один крок у процесі.
В ВАТ ЕК “Хмельницькобленерго” процес сприймається як об'єкт для управління, отже, бізнес-процес складається з двох складових: процесу управління власника та технологічного процесу. Технологічний процес в свою чергу розбивається на етапи – функціональні дії. Процес управління власника, як вже згадувалось, реалізовується згідно циклу Демінга - функцій PDCA, тобто першим етапом є планування діяльності на основі показників/цілей. Наступним є організація робіт згідно запланованих показників та цілей, забезпечення необхідними ресурсами. Функція контролю та аналізу відбувається з використанням контрольних точок, як при проходженні процесу, так і, контролю якості та відповідності результату діяльності. Заключним етапом є розповсюдження управлінських дій на процес в цілому чи на окремі його ділянки, що дає змогу провести корекцію та оптимізацію процесу, там де це потрібно.
Бізнес-процеси (рисунок 1) підлягають декомпозиції до рівня технологічних процесів, що забезпечує проведення детального аналізу по різним напрямкам, а саме:
- затребуваність результатів функціонування процесу (не завжди створені форми звітності та документи, матеріальні цінності або послуги необхідні споживачу, як внутрішньому так і зовнішньому);
- наявність власника процесу, що несе відповідальність за кінцевий результат функціонування процесу (особа, що виконує цикл PDCA до даного процесу, має в управлінні необхідні ресурси, права та повноваження)
- побудова матриці відповідальності за технологічний процес, що дає змогу проаналізувати розподіл відповідальності за ділянки роботи (не може бути декілька відповідальних осіб за одну ділянку роботи);
- досягнення запланованих показників/цілей при виконанні процесу;
- визначення часу виконання технологічних процесів та рівня завантаженості персоналу в цілому; пошук ділянок простоїв.
Для проведення даного аналізу будуються моделі процесів управління (ПУ) та технологічних процесів (ТП) “як є”. В подальшому, після проведеного аналізу надаються ПУ та ТП “як має бути” - рекомендовані моделі процесів. В обов'язковому порядку рекомендації розглядаються із власником процесу та узгоджуються із зацікавленими сторонами.
Для побудови моделі процесу використовується правило чотирьох сторін (рисунок 2), тобто визначається:
1. Нормативна документація згідно якої відбувається даний процес.
2. Ресурси, що використовуються під час процесу (виконавець, ПК, е-mail та інше).
3. Вхідний потік документації, ТМЦ.
4. Вихідний потік документації, ТМЦ.
2. Ресурси, що використовуються під час процесу (виконавець, ПК, е-mail та інше).
3. Вхідний потік документації, ТМЦ.
4. Вихідний потік документації, ТМЦ.
Рисунок 2 - “Правило чотирьох сторін”
На рисунку 3 представлено частину моделі технологічного процесу № ТП 08-02-01/ВІКС “Усунення непрацездатності в роботі серверів ВАТ ЕК „Хмельницькобленерго”
Рисунок 3 - Частина моделі технологічного процесу № ТП 08-02-01/ВІКС
“Усунення непрацездатності в роботі серверів ВАТ ЕК “Хмельницькобленерго”
Під час опису процесів, персоналу компанії проводять навчання щодо правил читання моделей процесів, що дає змогу використовувати ці моделі не тільки керівному складу, як інструмент для аналізу, а й працівникам, як алгоритм їхньої роботи.
Важливим елементом системи управління є використання матриць процесів із визначення часу виконання кожної функції - таблиця 1.
Матриця процесу № 04-01-20/ВОЗ “Контроль за проведенням районами електричних мереж роботи по виявленню безоблікового споживання електричної енергії та рейдової роботи у населення”
Таблиця 1
За допомогою даних матриць виконується аналіз завантаження персоналу, проводиться пошук зайвих ланок процесу, що не додають цінності для споживача і не впливають на якість кінцевого результату.
Під час проведення внутрішніх аудитів, по заявкам керівного складу Компанії виявляються бізнес-процеси, що потребують детального аналізу та пошуку шляхів оптимізації. При впровадженні процесного підходу до управління було виділено 27 ПУ та близько 350 ТП. Спеціалісти компанії забезпечують актуальний стан описаним моделям процесів та постійно працюють над описом нових моделей процесів та пошуком шляхів оптимізації діяльності.
Отже, шляхом використання даного підходу забезпечуються наступне:
- в описаних бізнес-процесах відсутні такі роботи, які не додають цінності для споживача (внутрішнього/зовнішнього);
- встановлення внутрішніх контрольних точок, що забезпечує достовірною інформацією про характеристики проходження процесу та про характеристики результату виконання процесу;
- описані процеси мають адекватне регулярне відбиття в документообігу;
- власниками бізнес-процесів є керівники, які реалізують при управлінні цикл PDCA (Плануй - Організовуй, Виконуй - Контролюй, Аналізуй - Впливай);
- піраміда менеджменту кожного бізнес-процесу, що виділяється реорганізовується до вигляду графа типу “дерево”, тобто не має проміжних ланок керівників, які фактично не виконують цикл PDCA, а є передавачами інформації.
- встановлення внутрішніх контрольних точок, що забезпечує достовірною інформацією про характеристики проходження процесу та про характеристики результату виконання процесу;
- описані процеси мають адекватне регулярне відбиття в документообігу;
- власниками бізнес-процесів є керівники, які реалізують при управлінні цикл PDCA (Плануй - Організовуй, Виконуй - Контролюй, Аналізуй - Впливай);
- піраміда менеджменту кожного бізнес-процесу, що виділяється реорганізовується до вигляду графа типу “дерево”, тобто не має проміжних ланок керівників, які фактично не виконують цикл PDCA, а є передавачами інформації.
Гриневич О.П.
Провідний інженер ВУЯ
журнал „Электрические сети и системы”,
липень 2010р.
Провідний інженер ВУЯ
журнал „Электрические сети и системы”,
липень 2010р.
