У попередній статті (газета «Енергія», № 2-3 (212-213), лютий-березень 2015 року) ми розглянули питання ініціювання проекту з моделювання бізнес-процесів, практичні задачі цього проекту, виділення бізнес-процесів верхнього рівня, питання визначення власників бізнес-процесів.
За десятирічний термін функціонування та розвитку системи управління кількість побудованих моделей бізнес-процесів, технологічних процесів в Компанії є досить великим (понад 400 моделей), а отже і управляти ними, підтримувати в актуальному стані досить складно без створення єдиного репозиторію моделей процесів, без автоматизованої системи моделювання бізнес-процесів.
В результаті аналізування цілого ряду програмних продуктів, тестування демонстраційних версій програмних продуктів було прийнято рішення впровадження системи бізнес-моделювання «Business Studio». Які ж основні можливості системи?
Це, в першу чергу, проектування бізнес-процесів, проведення імітаційного моделювання та функціонально-вартісного аналізу бізнес-процесів, проектування організаційної структури, розробка технічного завдання на впровадження інформаційних систем. Окрім того, формування регламентної документації та доведення її до працівників, розробка збалансованої системи показників та контроль значення показників, їх аналізування, підтримка системи управління Товариства в цілому.
Жодна система моделювання, жоден програмний продукт, сам по собі, не забезпечить функціонування системи управління, впровадження процесного підходу до управління. Тому, для впровадження єдиного підходу до моделювання бізнес-процесів було розроблено та введено в дію Положення про галузь діяльності «Моделювання бізнес-процесів ПАТ «Хмельницькобленерго» в середовищі Business Studio» № 08-01-ПГД-01-2015». Це положення є своєрідною угодою, що містить загальні принципи, нотації та правила моделювання бізнес-моделі діяльності Товариства.
Що ж таке бізнес-модель? Це модель бізнесу, що містить такі елементи, як бізнес-процеси, організаційну структуру, інформаційні системи, ресурси та інформацію, цілі та показники бізнес-процесів.
Побудована бізнес-модель забезпечить менеджмент Товариства, власників бізнес-процесів прозорою інформацією про бізнес-процеси, забезпечить неперервний контроль над зв’язками процесів, впровадження регламентів бізнес-процесів, а це має безпосередній вплив на ефективність системи управління в цілому.
Окрім того, побудовані моделі процесів є основою для впровадження Збалансованої Системи Показників (ЗСП). ЗСП забезпечує інтеграцію як фінансових показників діяльності, так і не фінансових, враховуючи виділення п’яти стратегічних перспектив: операційної, ресурсної, фінансової, перспективи оновлення та вдосконалення, перспективи споживачів та інших зацікавлених сторін.
Стратегічна карта – це причинно-наслідкова діаграма, об’єктами якої є головні стратегічні цілі згідно виділених стратегічних перспектив. Щодо кожної цілі в стратегічній карті визначено показники, які її характеризують.
Показники розподіляються на показники виходу (дозволяють оцінити відповідність виходу процесу вимогам НД), показники функціонування (дозволяють оцінити відповідність процесу вимогам НД в ході його виконання), показники результативності (характеризують ступінь досягнення запланованих результатів), показники ефективності (характеризують зв’язок між досягнутими результатами та ресурсами, що використані).
За десятирічний термін функціонування та розвитку системи управління кількість побудованих моделей бізнес-процесів, технологічних процесів в Компанії є досить великим (понад 400 моделей), а отже і управляти ними, підтримувати в актуальному стані досить складно без створення єдиного репозиторію моделей процесів, без автоматизованої системи моделювання бізнес-процесів.
В результаті аналізування цілого ряду програмних продуктів, тестування демонстраційних версій програмних продуктів було прийнято рішення впровадження системи бізнес-моделювання «Business Studio». Які ж основні можливості системи?
Це, в першу чергу, проектування бізнес-процесів, проведення імітаційного моделювання та функціонально-вартісного аналізу бізнес-процесів, проектування організаційної структури, розробка технічного завдання на впровадження інформаційних систем. Окрім того, формування регламентної документації та доведення її до працівників, розробка збалансованої системи показників та контроль значення показників, їх аналізування, підтримка системи управління Товариства в цілому.
Жодна система моделювання, жоден програмний продукт, сам по собі, не забезпечить функціонування системи управління, впровадження процесного підходу до управління. Тому, для впровадження єдиного підходу до моделювання бізнес-процесів було розроблено та введено в дію Положення про галузь діяльності «Моделювання бізнес-процесів ПАТ «Хмельницькобленерго» в середовищі Business Studio» № 08-01-ПГД-01-2015». Це положення є своєрідною угодою, що містить загальні принципи, нотації та правила моделювання бізнес-моделі діяльності Товариства.
Що ж таке бізнес-модель? Це модель бізнесу, що містить такі елементи, як бізнес-процеси, організаційну структуру, інформаційні системи, ресурси та інформацію, цілі та показники бізнес-процесів.
Побудована бізнес-модель забезпечить менеджмент Товариства, власників бізнес-процесів прозорою інформацією про бізнес-процеси, забезпечить неперервний контроль над зв’язками процесів, впровадження регламентів бізнес-процесів, а це має безпосередній вплив на ефективність системи управління в цілому.
Окрім того, побудовані моделі процесів є основою для впровадження Збалансованої Системи Показників (ЗСП). ЗСП забезпечує інтеграцію як фінансових показників діяльності, так і не фінансових, враховуючи виділення п’яти стратегічних перспектив: операційної, ресурсної, фінансової, перспективи оновлення та вдосконалення, перспективи споживачів та інших зацікавлених сторін.
Стратегічна карта – це причинно-наслідкова діаграма, об’єктами якої є головні стратегічні цілі згідно виділених стратегічних перспектив. Щодо кожної цілі в стратегічній карті визначено показники, які її характеризують.
Показники розподіляються на показники виходу (дозволяють оцінити відповідність виходу процесу вимогам НД), показники функціонування (дозволяють оцінити відповідність процесу вимогам НД в ході його виконання), показники результативності (характеризують ступінь досягнення запланованих результатів), показники ефективності (характеризують зв’язок між досягнутими результатами та ресурсами, що використані).
Приклад стратегічної карти
Звичайно, ця діаграма не є догмою. При моделюванні бізнес-процесів, перегляді стратегічних цілей будуть змінюватись цілі та причинно-наслідкові зв’язки.
Важливим елементом бізнес-моделі є сформовані регламенти бізнес-процесів. За допомогою регламентів спроектовані бізнес-процеси впроваджуються в діяльність Компанії.
Регламенти процесів містять інформацію про:
– виконавців процесів;
– взаємодію з іншими процесами та зовнішнім середовищем;
– діаграми процесів, що спроектовані за допомогою однієї із прийнятої нотації моделювання;
– організацію виконання процесів (опис функцій процесів);
– роз’яснення до процесів;
– матрицю відповідальності;
– цілі та показники процесів.
Структура регламентів є досить гнучкою і залежить від рівнів декомпозиції процесів та змістовного наповнення моделей бізнес-процесів.
В Компанії при побудові моделей процесів використовуються всі доступні нотації в середовищі Business Studio, а саме: Idef0; Процес; Процедура; EPC; BPMN.
Приклад діаграми процесу в нотації EPC
Кінцевим етапом моделювання та оптимізації бізнес-процесу є здійснення аудиту процесу, що призначений оцінити якість процесу виконання робіт або способів виконання певних операцій.
Тобто головний зміст аудиту процесу – це перевірка здатності процесу забезпечити необхідну якість результатів роботи. Для цього необхідно:
– перевірити дотримання встановлених вимог до процесу: відповідність процесу встановленим нормативним документам, регламентам, схемам;
– визначити проблемні етапи, якщо вони не були вирішені в процесі проектування та оптимізації процесу;
– оцінити характеристики процесу з погляду якості та продуктивності;
– перевірити необхідність та дієвість документації, записів, що супроводжують даний процес.
Результати аудиту процесу можуть бути основою для наступної ітерації перегляду та оптимізації процесу. Це дасть змогу спроектувати оптимальний бізнес-процес, що відповідає наступним критеріям:
– відсутність в ланцюзі процесу робіт, що не додають цінності для споживача (в т.ч. внутрішнього);
– встановлення внутрішніх контрольних точок;
– послідовність створення цінності бізнес-процесу має адекватне відбиття в документообігу;
– відсутність «вузьких місць» в ланцюзі процесу;
– власник бізнес-процесу є керівник, який реалізує цикл PDCA.
Отже, побудова бізнес-моделі, підтримка її в актуальному стані є невід’ємною складовою системи управління Товариства, основою для постійного удосконалення виробничої діяльності.
Олена Гриневич - провідний інженер
відділу управління якістю ПАТ «Хмельницькобленерго»
